Lead ассистент

19 Августа

Партнерские Вакансии

Компания "Beeline, ТМ"

Основные обязанности:

• Контролирует качество подготовки, корректности составления, согласования и утверждения документов, предоставляемых на подпись CxO.
• Работает с документами, содержащими гриф «КТ» или «Конфиденциально».
• Контролирует исполнение поручений CxO и доводит указания до сотрудников.
• Взаимодействует с внутренними службами и сторонними организациями по вопросам текущей деятельности Компании.
• Организует встречи, переговоры, деловые приемы, а также участвует в организации мероприятий в рамках НС.
• Организует командировки CxO (подготовка документов, контроль визовой поддержки и регистрации).
• Оформляет заявки закупа услуг для CxO.
• Обеспечивает координацию и логистику встреч CxO, включая управление календарем, резервирование помещений и контроль за своевременной подготовкой материалов.
• Отслеживает статусные звонки CxO с первой линейкой, ведет учет их проведения и повестки.
• Собирает и анализирует обратную связь от директоров по работе ассистентов, формирует отчеты и рекомендации для улучшения процессов.
• Замещает коллег в период их отсутствия по поручению руководителя.
• Поддерживает в актуальном состоянии внутренние регламенты и базы данных, связанные с деятельностью CxO.
• Участвует в разработке и внедрении инициатив по повышению эффективности работы ассистентов.
• Осуществление работы по организационно-административной деятельности руководителя.
• Осуществляет контроль исполнения документов и поручения руководства, принимает оперативные меры по направленное на своевременное и качественное их исполнение.
• Многозадачность – умение выполнять одновременно несколько дел.
• Принимает участия в переговорах, деловых встречах, специальных приемах, ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
• Обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль по исполнению документов.
• Организует прием посетителей, ведет регистрацию и запись приема руководителя.
• Принимает быстрые решения в ситуациях, не терпящих отлагательства, и обеспечению руководителя всей информационной базой.

От тебя мы ждем:

• Знание английского, русского, казахского языков в совершенстве письменно/устно.
• Умение вести грамотную, деловую переписку .
• Наличие высшего образования.
• Опыт работы на аналогичной позиции не менее 1 года.
• Знание Microsoft Office (Word, Excel,Visio).
• Исполнительность, инициативность, дисциплинированность, стрессоустойчивость.
• Умение планировать.

Причины пойти к нам:

• Связь от Beeline. Будь на связи, а расходы мы берем на себя
• 28 календарных дней отпускных
• Конструктор льгот/Медицинская страховка - решишь сам после испытательного срока
• Время на развитие. Трать 10% рабочего времени на курсы или книги абсолютно легально
• Коворкинги и офис. Технологичные оупенспейсы без начальников и кабинетов.
• Ежегодный пересмотр заработной платы.