Офис-менеджер( Жаркын Курылыс )

25 Сентября

Партнерские Вакансии

Компания "Жаркын Курылыс"

Обязанности:

• 1. организационно-техническое обеспечение деятельности руководителей (рабочее место, канцелярия и т. д.);
  2. подготовка документов на подпись руководителю;
  3. распределение документооборота по соответствующим отделам;
  4. подготовка материалов, необходимых для работы руководителя;
  5. контроль продвижения актуальных проектов по согласованному плану;
  6. сбор, обработка и представление информации, необходимой для принятия управленческих решений и доведения их до ведома персонала;
  7. выполнение служебных поручений руководителя;
  8. подготовка заседаний, селекторов, собраний разного уровня (включая подбор места, техническое обеспечение, уведомление участников и т. д.);
  9. контроль исполнения распоряжений персоналом;
  10. прием предложений и пожеланий работников с целью их структуризации и подачи на рассмотрение руководству;
  11. проведение встреч и телефонных переговоров;
  12. Ведет деловую переписку, протокола совещаний;
  13. Организует деловые поездки, командировок;
  14. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).
  15. Обеспечивает работников офиса визитными карточками (бейджами, пр.).
  16. Прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, писем.
  17. Осуществляет контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида.
  18. Разрабатывает и ведет бюджет расходов на административно-хозяйственные нужды.
  19. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др., проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).
  20. Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.
  21. Обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.
  22. Организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, телефонов, мини-АТС, и др.); осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
  23. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса.
  24. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.
  25. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).
• Открытие и закрытие офисного помещения

• Требования:
• Опыт работы от 1 года
• Грамотная речь на казахском и русском языках
• Образование среднее, высшее
• Условия:
• Комфортабельный офис
• Премии к KPI