Помощник/ассистент руководителя( ЭСК «KazakhExport» )

09 Января

Партнерские Вакансии

Компания "ЭСК «KazakhExport»"

Обязанности:

• 1. Вся нижеуказанная деятельность осуществляется в интересах одного руководителя и включает следующие обязанности:
• 1.1. организация совещаний и заседаний, проводимых руководством (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня);
  1.2. организация командировок работников: поиск, бронь авиа и железнодорожных билетов, бронь гостиницы, оформление документов на оплату командировочных расходов;
  1.3. контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций;
  1.4. при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования, вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;
  1.5. координация и контроль работы водителей (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта Общества), курьера (прием заявок и разработка графика), уборщицы;
  1.6. контроль качества подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству Общества;
  1.7. контроль исполнения документов и поручении руководства, принятие оперативных мер (бронирование билетов), направленные на своевременное и качественное их исполнение;
  1.8. оперативная связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) по вопросам текущей деятельности предприятия;
  1.9. проведение телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
  1.10. работа по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации;
  1.11. составление по поручению руководителя писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем;
  1.12. организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
  1.13. формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив.