Компания "Freedom Telecom Operations"
Freedom Telecom - современная телекоммуникационная компания, развивающая на рынке Республики Казахстан широкополосный доступ к сети интернет в каждый дом и открытый доступ Wi-Fi в крупных городах.
Мы работаем в тесном сотрудничестве с мировыми производителями оборудования - программного обеспечения.
Чем предстоит заниматься:
1. Организация документооборота:
- Обеспечение эффективной системы приема, регистрации, обработки, хранения и передачи входящей и исходящей корреспонденции;
- Контроль за соблюдением правил делопроизводства, стандартов оформления и хранения документов;
- Контроль исполнительской дисциплины.
2. Контроль за ведением делопроизводства:
- Проверка правильности оформления документов, соответствия внутренним регламентам;
- Обеспечение своевременной подготовки и передачи документов в архив или другим подразделениям.
3. Управление персоналом Группы:
- Руководство работой сотрудников Группы;
- Распределение задач, организация рабочего процесса и контроль исполнения.
4. Архивное дело:
- Организация хранения документов согласно установленным срокам хранения;
- Обеспечение передачи дел в архив, контроль за составлением и ведением номенклатуры дел.
5. Работа с конфиденциальными и служебными документами:
- Контроль за соблюдением режима конфиденциальности информации;
- Организация учета и хранения документов для служебного пользования.
6. Регистрация и учет договоров:
- Ведение реестра договоров компании: регистрация, систематизация, контроль сроков;
- Организация хранения оригиналов договоров и контроль доступа к ним;
- Обеспечение своевременной передачи договоров заинтересованным подразделениям;
- Сопровождение договоров в рамках документооборота, контроль комплектности и оформления документов.
7. Взаимодействие с другими подразделениями:
- Обеспечение информационного взаимодействия между подразделениями в компании;
- Подготовка справочной информации по вопросам документооборота.
8. Разработка и внедрение нормативных документов:
- Участие в разработке и актуализации инструкций по делопроизводству, регламентов, методических материалов;
- Обучение сотрудников компании правилам оформления и обработки документов.
9. Исполнение поручений руководства:
- Оперативное выполнение задач, поставленных руководством, в рамках деятельности Группы.
10. Администрирование системы электронного документооборота (СЭД):
- Обеспечение бесперебойной работы СЭД: администрирование системы, управление правами доступа;
- Контроль за регистрацией, маршрутизацией, хранением и поиском электронных документов;
- Обучение и консультирование пользователей, взаимодействие с IT-специалистами и поставщиками СЭД.
- Разработка ТЗ для новых модулей в СЭД.
11. Учет и сопровождение услуг письменного перевода:
- Ведение учета оказанных сторонними организациями услуг письменного перевода документов;
- Контроль за оформлением заявок, сроками и качеством выполнения переводов;
- Взаимодействие с подрядчиками по вопросам оказания переводческих услуг, учет объёмов и стоимости работ;
- Формирование заявок на оплату за оказанные услуги письменного перевода.
12. Консультирование по вопросам формирования проектов внутренних нормативных документов (ВНД):
- Консультирование подразделений по подготовке проектов ВНД компании;
- Обеспечение учета и систематизации ВНД;
- Организация размещения утвержденных ВНД для общего доступа сотрудников.
Знания, навыки, важные для этой позиции:
- Законодательных актов Республики Казахстан, касающиеся правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях;
- Основных условий заключения договоров на поставку товаров и предоставление услуг в части процедуры оформления заказа на их получение;
- Знание и опыт работы с BPM-системой электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов Documentolog Platform.
Условия:
- График 5/2, с 9:00 до 18:00;
- Комфортный офис с кухней и парковкой;
- Свободный дресс-код;
- Привилегии от экосистемы Freedom Holding;
- Экстра days off, помимо отпускных и больничных;
- Материальная помощь по памятным событиям;
- Самые инновационные, амбициозные проекты и задачи;
- Карьерный рост в команде дружных профессионалов;